GDPR

Privatlivspolitik for Orø Beboerforening

Orø Beboerforenings dataansvar
Vi behandler personoplysninger og har derfor vedtaget denne privatlivspolitik, der kort
fortæller dig, hvordan vi behandler dine personoplysninger til sikring af en fair og
gennemsigtig behandling.

Gennemgående for vores databehandling er, at vi kun behandler personoplysninger til
bestemte formål og ud fra berettigede (legitime) interesser. Vi behandler kun personoplysninger, der er relevante og nødvendige til opfyldelse af de angivne formål, og vi
sletter dine oplysninger, når de ikke længere er nødvendige.

Kontaktoplysninger på den dataansvarlige
Orø Beboerforening er dataansvarlig, og vi sikrer, at dine personoplysninger behandles i overensstemmelse med lovgivningen.

Kontaktoplysninger:
Formand Peter Bach Larsen. Mail:peterbach.larsen@gmail.com
Adresse: Stenbjergvænget 35, 4305 Orø. Tlf. 40 78 65 23
Kasserer Helene Garly. Mail: helenegarly@gmail.com
Adresse: Lanternevej 8, 4305 Orø. Tlf. 29729922
=============================================
Orø Beboerforening: CVR: 34638039. Website: http://www.orøbeboerforening.dk/

Behandling af personoplysninger:
Vi behandler følgende personoplysninger:

  1. Medlemsoplysninger:
    • Almindelige personoplysninger: Registrerings- og kontaktoplysninger på alle medlemmer af Orø
      Beboerforening så som: navn, bopælsadresse samt evt. sommerhusadresse, såfremt du har sommerhus på Orø. Seneste kontingent-indbetalingsdato, telefonnumre, og e-mailadresse. E-mail kun såfremt du har givet os denne kontaktoplysning.
  2. Oplysninger om bestyrelsespersoner og revisor inkl. suppleanter:
    • Almindelige personoplysninger jvf. punkt 1, idet personerne alle er valgt blandt medlemmerne af Orø Beboerforening.

Her indsamler vi oplysninger fra
Vi får oplysningerne fra dig når du melder dig ind i Orø Beboerforening og i nogle tilfælde får vi supplerende oplysninger efterfølgende, primært telefon nummer samt email adresse. Ved indmeldelsen giver du os derfor samtidig tilladelse til at behandle dine almindelige personlige oplysninger til formål som beskrevet nedenfor.

Orø Beboerforenings formål med behandling af dine personoplysninger
Vi behandler dine personoplysninger til bestemte formål, når vi har en lovlig grund.

Lovlige grunde til behandling er særligt:

  • Foreningens berettigede (legitime) interesser i at behandle dine oplysninger (interesseafvejningsreglen)
  • At det er nødvendigt for at opfylde en kontrakt med dig
  • Behandling efter lovkrav
  • Behandling med samtykke

Formålene:

  1. Formål med behandling af medlemsoplysninger:
    • Foreningens medlemshåndtering, herunder kontingentopkrævning
    • Som led i foreningens aktiviteter, herunder planlægning, gennemførelse og opfølgning
    • Opfyldelse af lovkrav, herunder folkeoplysningsloven
    • Levering af varer og ydelser du har bestilt
    • Administration af din relation til os
  2. Formål med behandling af oplysninger på bestyrelsesmedlemmer, revisorer og
    suppleanter:

    • Håndtering af disse personers hverv og pligter i foreningen
    • Overblik over og forbedring af erfaringer og kompetencer, herunder arrangementer m.v., der er afholdt i regi af Orø Beboerforening
    • Opfyldelse af lovkrav
    • Udbetaling af godtgørelser, refusioner og lignende
    • Administration af din relation til os

Vi behandler kun personoplysninger ud fra legitime interesser
I det omfang vi behandler dine medlemsoplysninger på baggrund af interesseafvejningsreglen, vil denne behandling udelukkende være motiveret af berettigede (legitime) interesser som:

  • Håndtering af dine medlemsrettigheder i henhold til vedtægterne m.v., herunder i forhold til generalforsamlingen
  • Opfyldelse af medlemspligter, herunder opkrævning og betaling af kontingent m.v. Vi anvender Nets til opkrævning af kontingent og Nets henviser til de nødvendige personoplysninger som de behandler, pga. denne aktivitet: se dette link fra Nets, hvor Nets giver fyldestgørende oplysninger herom:  https://www.betalingsservice.dk/privat/gdpr
  • Afholdelse af sociale arrangementer samt andre aktiviteter
  • Brug af situationsbilleder taget i foreningen, der afbilder en konkret aktivitet eller situation i foreningen
  • Videregivelse af dine almindelige personoplysninger (navn og bopæl) til nødvendig brug for omdeling af Ø-POSTEN samt meddelelser fra bestyrelsen af Orø Beboerforening. P.t. omdeles blad og meddelelser af Orø Cykelklub, 4305 Orø
  • Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine almindelige medlemsoplysninger også i en periode efter din udmeldelse af foreningen indtil 5 år fra afslutningen af det regnskabsår hvor du blev udmeldt. Dette pga. lovkrav til opbevaring af regnskabsoplysninger
  • Bevaring af oplysninger med historisk værdi til statistik og lignende

Samtykke
Oftest vil vores behandling af dine personoplysninger basere sig på et andet lovligt grundlag end samtykke. Vi indhenter derfor kun dit samtykke, når det i sjældne tilfælde er nødvendigt for at behandle dine personoplysninger til evt. formål, der ikke er beskrevet ovenfor.

Hvis vi indhenter dit samtykke, er det frivilligt, om du vil give samtykke, og du kan til
enhver tid trække det tilbage ved at give os besked om det.

Videregivelse af dine personoplysninger
Vi videregiver ikke personoplysninger til firmaer til markedsføring uden dit samtykke.

Opbevaring og sletning af dine personoplysninger
Medlemmer inkl. bestyrelse og revisior samt alle suppleanter:

Vi vil opbevare dine personoplysninger i en periode fra medlemskabets ophør og i
overensstemmelse med følgende kriterier:

  • Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine almindelige medlemsoplysninger i op til 5 år efter kalenderåret for din udmeldelse af foreningen
  • Bogføringsbilag, herunder f.eks. udlægsbilag, skal gemmes i 5 år fra udløbet af det regnskabsår, som bilaget drejer sig om
  • Andre relevante oplysninger til opfølgning og stillingtagen til eventuelle krav gemmes i 5 år efter arbejdet er ophørt

Dine rettigheder
Du har en række særlige rettigheder efter persondataforordningen, når vi behandler
personoplysninger om dig:

  • Retten til at blive oplyst om behandlingen af data
  • Retten til indsigt i egne personoplysninger
  • Retten til berigtigelse
  • Retten til sletning
  • Retten til begrænsning af behandling
  • Retten til dataportabilitet (udlevering af data i et almindeligt anvendt format)
  • Retten til indsigelse

Du kan gøre brug af dine rettigheder, herunder gøre indsigelse mod vores behandling,
ved at henvende dig til os. Vores kontaktoplysninger finder du øverst.

Hvis du f.eks. henvender dig med en anmodning om at få rettet eller slettet dine personoplysninger, undersøger vi, om betingelserne er opfyldt, og gennemfører i så fald ændringer eller sletning så hurtigt som muligt.

Du kan altid indgive en klage til en databeskyttelsestilsynsmyndighed, f.eks. Datatilsynet.

Revidering af privatlivspolitikken
Vi forbeholder os retten til at foretage ændringer i denne privatlivspolitik fra tid til anden. Ved ændringer vil datoen øverst i privatlivspolitikken blive ændret. Den til enhver tid gældende privatlivspolitik vil være tilgængelig på vores websted. Ved væsentlige ændringer vil du modtage meddelelse herom.

Bilaget er udarbejdet af Orø Beboerforening, 4305 Orø.
2. udgave, september 2020.

————-

Download privatlivspolitik som PDF